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Desenvolvimento Profissional Multipotencial Multitarefa Secretariado Executivo

“Profissional de Secretariado – multitarefa ou multipotencial?”

Olá, Secretariando! Tudo bem por aí?

 

Como foi ou está sendo o seu dia hoje? Muitas atividades diferentes e ao mesmo tempo? Projetos nos quais você precisa focar, tarefas específicas que exigem atenção aos detalhes, telefone tocando, e-mails chegando, reuniões na agenda do(a) gestor(a) que você não pode deixar que ele ou ela se atrase, videoconferências, webex e teleconferências para conectar, garantir que todos os participantes estejam presentes e de quebra receber visitas, garantindo que a sala esteja adequadamente ordenada para tal e todos os processos internos em dia?

 

Uf! Parece loucura, mas um dia típico de trabalho de um profissional de assistência executiva é exatamente assim! Sim, secretariar não é para qualquer um! 😉

 

O profissional de secretariado desenvolve a habilidade de ser multitarefa e multipotencial ao mesmo tempo. Mas o que isso significa?

 

Ser multitarefa significa que temos a habilidade de lidar com mais de uma atividade “ao mesmo tempo”, lidando com as interrupções e em seguida retomando a tarefa anterior, com a capacidade de restabelecer o foco rapidamente.

 

Já ser multipotencial significa que temos habilidade para desenvolver atividades que exigem distintas potências, como por exemplo: para organizar um evento, reformar um escritório, fazer uma ata de reunião, organizar um tour pela cidade para visitantes estrangeiros, atuar em um projeto interdisciplinar da empresa, controlar o budget departamental, e por aí vai, o profissional de secretariado precisa lançar mão de várias potências, como: criatividade, empatia, organização, habilidade para trabalhar em equipe, relacionamento interpessoal, negociação, pesquisa, foco, comunicação, liderança, curiosidade, domínio de idiomas, flexibilidade, boa disposição para aprender, atenção ao detalhes, domínio de diferentes softwares – isso só para mencionar algumas!

 

Ocorre que exercer o lado multitarefa pode ser exaustivo. Isso porque nosso cérebro não dá conta, na verdade, de executar “várias atividades ao mesmo tempo”. O que ele faz é interromper a tarefa anterior, focar na nova tarefa e, rapidamente, retomar o foco na tarefa inicial. Esta mudança de foco pode ser tão rápida que muitas vezes não nos damos conta do processo, mas é assim que acontece. Enquanto ser multitarefas é essencial para o profissional de secretariado executivo, é também muito desgastante e pode ser frustrante chegar ao final do dia com a sensação de que “fizemos tanta coisa e não fizemos nada!” – quem nunca?

 

Por isso que eu gostaria de compartilhar uma sugestão: tente manter sua atenção em no máximo duas atividades ao mesmo tempo. A primeira será a atividade principal, aquela na qual você precisa se concentrar de fato para executá-la e finalizá-la, e deixe a segunda atividade em aberto, como um espaço para as interrupções – que invariavelmente surgirão. É claro que o ideal seria focarmos em uma única tarefa por vez, mas devido a natureza da nossa função, raramente temos um período de quietude para desenvolver uma única atividade por vez – e está tudo bem!

 

Pois bem, enquanto o lado multitarefa pode ser exaustivo e desafiante, o lado multipotencial é extremamente motivador para a maioria dos profissionais de secretariado. Porque nós amamos a possibilidade de desempenhar atividades que exijam a aplicação de diferentes potências. Estar envolvido em atividades de naturezas distintas é o que dá movimento ao nosso dia e é aí que mais nos desenvolvemos e aprendemos!

 

No fim das contas somos profissionais “camaleão-polvo” – nossas funções exigem que usemos “vários braços” ao mesmo tempo e também “diferentes roupagens”, dependendo da tarefa a ser desempenhada. Mas, para desenvolver um trabalho exitoso e evitar o sentimento de esgotamento ao final do dia, é necessário ter disciplina e foco, para se recuperar rapidamente das interrupções e dar continuidade à atividade principal daquele momento.

 

E se você curtiu o tema “multipotencialidade”, continue nos acompanhando, porque em breve teremos mais posts sobre o assunto! Lembrou de um colega que exerce super bem o papel de “camaleão-polvo”? Marque ele nos comentários! Se identificou como um multipotencial? Então conte para nós nos comentários quais atividades mais exigem de você a aplicação de diferentes potências no seu dia-a-dia! As melhores conversas e insights sempre acontecem nos comentários, sejam diretamente no blog ou nas redes sociais!

 

E eu gostaria de lançar um desafio! Compartilhe nos comentários a sua arma secreta, a sua dica ou o seu segredo para ter mais produtividade nessa rotina de profissional multitarefa e multipotencial de secretariado executivo. Eu vou deixar as minhas “armas secretas” nos comentários deste post e espero você por lá para conversarmos mais a respeito!

 

Grande abraço e a gente se encontra nos comentários! 🙂 Te espero lá!

Author: Simone

Bacharel em Letras pela USP, Técnica em Secretariado Executivo, fluente em inglês, espanhol e português. Criadora do Secretariado com Simone, atualmente vivendo em Santiago do Chile.

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