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“Você não precisa ser perfeito, você só precisa se importar!”

Olá, Secretariandos! Tudo bem por aí? 🙂

 

Antes de começar o artigo da semana, eu gostaria de agradecer imensamente o apoio e feedback que tenho recebido de vocês! E se você está chegando agora, quero te convidar a seguir a Fanpage do Secretariado Com Simone, para estar por dentro das novidades que vem por aí! 😉 Agora bóra pro nosso papo da semana?!

 

Ao longo desses mais de 10 anos de experiência como assistente executiva, eu aprendi que a principal característica necessária para que sejamos felizes e alcancemos êxito na profissão de Secretariado Executivo, é a empatia. Por isso, na nossa conversa de hoje eu gostaria de falar sobre o exercício da empatia, sob a perspectiva de nossa relação profissional com os nossos gestores imediatos.

 

Para começar eu acredito ser importante que todos nós consideremos o seguinte: a empatia é como um músculo – pode e deve ser exercitada. Quanto mais a usamos, mais natural se torna, mais nos conectamos com as pessoas e nos tornamos profissionais mais maduros.

 

Bom, vamos lá. Suponhamos uma situação de frustração do nosso líder. Pessoas frustradas reagem das mais diversas maneiras. E eu diria que o primeiro caminho a ser tomado pela(o) assistente é o da empatia, não o da defesa.

 

Precisamos nos colocar em seus sapatos, buscar entender o que se passa em sua cabeça, o que ele necessita, e muitas vezes interpretar a mensagem ele quer passar e talvez esteja com dificuldade em transmitir devido à situação que o acometeu repentinamente ou ao transtorno que esta situação lhe está causando. Ler as entrelinhas, abrir o coração, entregar-se ao trabalho de servir, que também significa ouvir. Ou seja, sair da defensiva e oferecer a mão.

 

Já presenciei muitas situações em que, diante de um executivo frustrado, a conduta mais natural de seu / sua assistente é tomar a crítica para o lado pessoal e, consequentemente, proteger-se disso. Esta atitude reflete a imaturidade do profissional, a falta de habilidade com a inteligência emocional e com certeza não será útil na resolução do problema que se apresenta no momento. Neste quadro temos claramente uma oportunidade de desenvolvimento, tanto pessoal como profissional por parte do assistente.

 

Em contra-partida, uma outra postura seria escutar, deixar claro que entendemos a frustração, esforçar-se por encontrar uma solução e sugerir um plano de ação para que esta situação não se repita. Ou seja, exercer a empatia. Caso você seja o responsável pela situação que gerou tal transtorno, um “sinto muito” sincero ou um “lamento que isso esteja acontecendo” genuíno abrem caminhos de comunicação até mesmo com a mais contrariada das pessoas, falo por experiência própria.

 

A transparência e a abertura de uma pessoa que cometeu um erro, mas que claramente deseja corrigi-lo e melhorar, desarma atitudes negativas. E, como eu acredito em um ambiente corporativo com relações mais humanizadas, até arriscaria dizer que a sinceridade abre ouvidos e corações. Mas poucos são os que tem coragem de cruzar este caminho para contemplar isso.

 

Se a frustração surgiu de algo que foi planejado com antecedência, a postura empática seria então sugerir um levantamento de lições aprendidas, para trabalhar, internalizar e aprender com isso. Aperfeiçoar processos, pedir feedback constante e realmente ouvir. A verdade é que com o tempo, a(o) assistente aprende a maneira de pensar e de se comunicar do executivo que atende, e acaba desenvolvendo a capacidade de se antecipar a seus pedidos e escolhas, na maioria das vezes.

 

Porém, há o outro lado da moeda. Este processo precisa ser um “encontro no meio do caminho”. Uma(um) secretária(o) precisa de tempo de qualidade com o seu chefe, de abertura e de espaço para alinhamento. Infelizmente muitos executivos não dispõem de tempo para se comunicar e se alinhar com seus assistentes. Por considerarem este trabalho operacional, ignoram o seu valor e consequentemente escolhem não investir seu tempo nisso. Não entendem o valor da comunicação, não até que algo dê errado. É necessário que nossos líderes saibam a importância de estabelecer um elo de confiança e um canal de comunicação com o seu suporte administrativo.

 

Até que, em algum momento, a bomba explode. Sem comunicação, nada flui, e o que poderia ser solucionado prontamente, ou o que potencialmente nem viria a ser um problema, torna-se uma frustração enorme, uma verdadeira tempestade. Alguns gestores não encontram tempo para compartilhar seus planos ou dar diretrizes e, assim como há situações que um assistente com o tempo aprende a se antecipar, há outras tantas nas quais isto simplesmente não é possível sem a comunicação adequada.

 

Executivos, eu gostaria de muito delicadamente convidar vocês a refletir sobre a importância de conhecer, valorizar e apoiar o trabalho da sua equipe administrativa.

 

RHs, eu gostaria de cordialmente estender a vocês também um convite. Capacitem seus executivos para que eles aprendam se comunicar e trabalhar com seus colaboradores, em todos os níveis da hierarquia. Capacitem sua equipe administrativa para que saibam comunicar e atender com empatia e objetividade.

 

Assistentes, eu também convido vocês a se auto-conhecerem, perceberem seus limites e suas fortalezas, pois quando nos conhecemos podemos ver melhor o outro.

 

Uma ex-chefe minha uma vez me disse: “tudo tem solução e, no final do dia, tudo tem a ver com a comunicação”, e ela tinha razão. Como assistentes precisamos conversar com nossos executivos, ser transparentes e sinceros.

 

Se você é assistente e está passando por uma situação na qual a comunicação com a sua chefia está truncada, crie tempo em sua agenda e encontre a melhor oportunidade para se abrir com ela e falar sobre sua frustração e preocupação. Faça sua lição de casa antes e já leve para ela sugestões práticas de como vocês poderiam melhorar o processo de comunicação. Gere empatia no seu gestor mostrando que você se importa, que quer fazer o seu melhor, que se preocupa com a qualidade do seu trabalho e com a excelência na comunicação.

 

Esta semana eu li um texto no LinkedIn do Bruce Kasanoff que dizia: “você não precisa ser perfeito, você só precisa se importar”. Eu acredito totalmente nisso, mesmo porque jamais seremos capazes de alcançar a perfeição, mas podemos SIM exercitar a empatia. E na profissão de secretariado executivo o que não nos faltam são oportunidades para isso! 😉

 

Você tem um case de sucesso de exercício da empatia com o seu gestor que gostaria de compartilhar com a gente? Escreva nos comentários e vamos juntos desenvolver esta competência que é tão essencial em nossa profissão!

 

Grande abraço e nos vemos no próximo post! 🙂

Author: Simone

Bacharel em Letras pela USP, Técnica em Secretariado Executivo, fluente em inglês, espanhol e português. Criadora do Secretariado com Simone, atualmente vivendo em Santiago do Chile.

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