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“Como trabalhar a motivação de profissionais de secretariado?”

Lembro-me de quando comecei na carreira de secretariado, como estagiária em uma indústria farmacêutica. Havia tantas secretárias na empresa, uma por departamento, por menor que fosse a área.

 

Bom, isso já foi há mais de 10 anos, o tempo foi passando, as empresas sentiram a necessidade de se reinventar por diversos motivos, dentre eles, a necessidade de enxugar sua estrutura. Começaram a investir em tecnologias que otimizaram as tarefas operacionais, revisaram processos não produtivos e repetitivos, e assim, num piscar de olhos, estávamos em um cenário onde já não era mais necessário ter um assistente administrativo em cada departamento, ou uma assistente executiva para cada executivo. Em paralelo, a tecnologia veio avançando cada vez mais, transformando a forma como nos comunicamos e trabalhamos.

 

Consequentemente, profissionais da área administrativa acumularam tarefas. Trabalham cada vez mais, em frentes diversas, com mais pressão, e são poucas as empresas que investem em capacitação para esses colaboradores, que não seja um treinamento específico de um sistema que eles necessitam operar para desenvolver seu trabalho.

 

Diferente dos demais profissionais da empresa, que participam de projetos de coach, atividades de team building, incentivo de estudos, retiros para planejamento estratégico ou motivacionais, os profissionais de secretariado são vistos pelas empresas, com raras exceções, como não estratégicos, e, diante de um budget cada vez mais restrito, acabam não sendo a prioridade de investimento das empresas.

 

Neste cenário, muitos destes profissionais administrativos se veem com cada vez mais atividades e com pouca ou nenhuma contra-partida da empresa, o que muitas vezes gera uma grande desmotivação.

 

Mas e se eu te dissesse, gestores, RHs e profissionais de secretariado, que é possível trabalhar a motivação de equipes administrativas sem que isto custe um altíssimo investimento de recursos financeiros? Que com um pouco de dedicação e humanização das relações profissionais, nós podemos reverter este quadro? Te interessa? Então venha comigo que tenho 6 dicas para você na sequência:

 

1. Agradeça.

Crie o hábito de agradecer. Sim, quando uma tarefa for feita com dedicação e o resultado foi o que você esperava ou além, agradeça. Sabermos que “os profissionais são pagos para fazerem seu trabalho” e que “não fizeram nenhum favor para a empresa”, mas há um valor intangível na gratidão, e você pode se beneficiar dele, afinal, todos apreciam receber um agradecimento.

Se você é um executivo muito auto-exigente, é provável que tenha grande dificuldade em agradecer por um trabalho bem feito. Mas acredite, você pode exercitar essa habilidade, e criar laços com o seu time que vão te garantir engajamento e melhores resultados.

 

2. Reconheça e valorize.

Reconhecer e valorizar não é só agradecer, mas assegurar-se de que o profissional administrativo tenha as ferramentas que necessita para fazer bem o seu trabalho. Avalie se existe a necessidade de adquirir materiais, contratar um recurso de apoio ou simplesmente redistribuir as tarefas de maneira a equilibrar melhor a carga de trabalho do time.

O profissional administrativo se sente reconhecido e valorizado quando seu trabalho, e suas condições de trabalho, são percebidos e há ações de melhoria ou de manutenção sobre estas percepções.

 

3. Mantenha o bom ambiente de trabalho, a educação e a cordialidade.

Muitas vezes o problema não é o excesso de trabalho, mas o trato com as pessoas. O assistente pode entender que o executivo se equivoque e se altere em algumas situações, mas se isso for algo recorrente, ele vai entender que tal executivo é intratável e irá procurar outro emprego.

Alguns executivos com este perfil infelizmente não percebem que a alta rotatividade de suas secretárias ou assistentes se deve ao seu próprio mau comportamento. O mais triste é que eles tampouco enxergam como isso impacta em seus negócios, em sua estabilidade emocional e também na fluidez de todo o suporte administrativo que ele necessita para desempenhar-se em sua função.

 

4. Veja o profissional de secretariado como um aliado.

Compartilhe com seu assistente, mesmo que superficialmente (se for necessário sigilo), o que está acontecendo na empresa, o rumo dos negócios e suas próprias prioridades, para que ele esteja preparado, possa se posicionar e te oferecer ajuda. Do contrário, ele será apenas um profissional reativo, podendo até mesmo ser surpreendido por uma situação de tensão dos colegas ou do chefe, quando na verdade poderia estar te apoiando, como seu escudo de defesa e contendo a situação.

Saiba aproveitar este recurso e não subestime o ponto de vista e a percepção de clima de um(a) secretário(a), ele escuta coisas que não chegam a você e, se ele sentir confiança e abertura de sua parte, com a maturidade necessária, poderá traduzir isso em ferramentas que te apoiem e fortaleçam a sua gestão dentro da organização.

 

5. Entenda que seu assistente trabalha duro para que tudo saia da melhor maneira possível.

Entenda que profissionais administrativos, que são maduros e fazem o seu trabalho com propósito, querem que os resultados sejam perfeitos para o seu executivo e equipe. Sua(seu) secretária(o) só tem a ganhar com isso, este é o mais alto objetivo dela(e). Então, quando as coisas não saírem exatamente como deveriam, parta do princípio que seu suporte administrativo precisa de mais informação para melhorar, e que ela ou ele quer e pode melhorar.

 

6. Não reaja! Antes, comunique-se!

É normal o executivo estar tão atarefado com assuntos estratégicos que não tenha tempo para revisar a agenda com seu assistente ou as prioridades do negócio, do dia, da semana. O assistente não está informado, e então quando algo sai fora do que o executivo esperava, ele reage, porque não se comunicou antes.

Crie tempo para seu assistente, preferencialmente no início do dia e de cada semana. Veja o profissional de secretariado executivo sempre como um auxílio. Se lhe faltam competências, ajude-o a desenvolvê-las. Um bom profissional saberá reconhecer o valor disso, será agradecido, aproveitará a oportunidade de crescimento e é muito provável que ele converta essa gratidão em dedicação ao trabalho.

Bom, se você leu este texto até aqui é porque se importa com sua equipe de suporte administrativo e está buscando maneiras de trabalhar melhor com eles. Então, aqui vai uma dica bônus:

 

7. Invista em reciclagem, treinamento e desenvolvimento para profissionais do secretariado.

Sim, tudo o que está mencionado acima é importante, essencial. Mas tão importante quanto é oferecer ao seu colaborador administrativo uma oportunidade de reciclagem, um dia fora da rotina, para sair da sua caixinha e poder olhar sua carreira de outro ponto de vista, com insights novos e inspiradores.

 

Profissionais de secretariado são peças chave na empresa, trabalham lado a lado com aqueles que tem o poder de decisão nas organizações, mas, ao mesmo tempo, as empresas tem tanta dificuldade em trabalhar com eles: como avaliá-los? Como motivá-los? É sempre uma questão nas companhias. E o que acontece na maioria das vezes é que eles são avaliados com os mesmos parâmetros dos outros profissionais (o que não alcança a dimensão de seu trabalho) e ficam de escanteio na hora de dividir a verba para estratégias de motivação, retenção de talentos e engajamento.

 

Profissionais administrativos que percebem o investimento da empresa neles são mais motivados, engajados, comprometidos e falam bem de sua empresa. Principalmente esta classe de profissionais que, em geral, não recebe este tipo de incentivo.

 

Se você quer ser uma empresa ou um líder que valoriza estes profissionais, sugiro que avalie estes dois eventos, que estão vindo a São Paulo justamente no mês de outubro – o mês seguinte ao mês em que celebramos o Dia do Profissional de Secretariado:

  • COINS – Congresso Internacional de Secretariado
  • CONASEC – Conferência Nacional do Secretariado

 

Sao dois eventos com formatos, programações e propostas bastante distintos um do outro, mas igualmente incríveis, inovadores e muito ricos em conteúdo!

Aproveite para inscrever seus assistentes! No mês do profissional de secretariado não dê flores, nem chocolates – dê reconhecimento! (Ou os três juntos, porque a gente AMA!) 🙂

Author: Simone

Bacharel em Letras pela USP, Técnica em Secretariado Executivo, fluente em inglês, espanhol e português. Criadora do Secretariado com Simone, atualmente vivendo em Santiago do Chile.

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