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Planejamento Anual Produtividade

“Planejamento anual para a vida real ;)”

Anualmente eu gosto de fazer um fechamento do ano que terminou e uma abertura para o ano que está começando, é como um ritual de encerramento e abertura de ciclos que faz muito sentido para mim. Sou uma pessoa introspectiva e gosto muito de olhar para dentro para poder viver com mais coerência, tranquilidade e equilíbrio possível, é isso o que acontece quando você cria sinergia entre as diferentes áreas da sua vida: você constrói uma rotina com qualidade de vida!

Quem me acompanha sabe que eu já vivi um burnout e que estudar produtividade foi uma das coisas que me fez resgatar o amor pelo meu trabalho e a confiança em mim mesma. Eu sou tão apaixonada pelo assunto “produtividade” que decidi começar um processo de certificação na metodologia GTD aqui em Santiago do Chile. Além disso eu já vinha estudando, aplicando e testando vários métodos e técnicas de produtividade e organização para aperfeiçoar e personalizar o meu próprio processo de gestão da minha vida e da minha rotina como profissional de Secretariado. E aqui estou eu dividindo isso com você porque acredito que esse conteúdo pode contribuir para que você construa o seu próprio sistema personalizado, que funcione para você em sua realidade de vida e de trabalho.

Eu comecei domingo dia 09 de fevereiro uma série de lives no canal do Youtube do Secretariado com Simone para que possamos conversar exatamente sobre esse assunto e neste artigo eu estou registrando em formato de texto o que a gente conversou lá em vídeo 😉 Caso você queira, assista aqui a live.

Faz tempo que eu quero conversar produtividade por aqui, mas eu sempre postergava porque nunca estava “redondinho o suficiente”, “perfeito o suficiente” nem “completo o suficiente”. Pois bem, agora eu decidi tirar isso tudo do papel de qualquer forma porque, como diz a Thais Godinho do blog Vida Organizada “feito é melhor do que o perfeito não feito” e, ao invés de ficar estagnada até poder trazer aqui algo “ideal”, eu decidi começar a fazer algo “real” e eu espero que você curta essa “Jornada da Produtividade do Secretariado com Simone” 😉

Essas lives e esses posts serão muito simples, como se eu estivesse conversando com uma amiga e passando para ela as coisas que funcionam para mim, meus aprendizados e assumindo que você Secretariando, aí do outro lado, vai exercitar o seu pensamento crítico e terá sabedoria para filtrar o que faz sentido para você e para adaptar conforme faça sentido para a sua vida.

Essa introdução foi necessária para te dar contexto, para você entender que para mim produtividade não é sinônimo de fazer mais em menos tempo, mas sim de estar plenamente comprometida com algo e presente no momento – seja descansando seja trabalhando. A ideia aqui é usar a produtividade como ferramenta de qualidade de vida. Se você se identifica com isso, bóra começar!

1. Reflita sobre o ano que passou.

É isso mesmo, antes de começar a olhar para frente, eu sugiro que olhemos para trás. Esse exercício nos ajuda bastante a pensar nossos planos, metas e objetivos com uma perspectiva mais ampla e aprofundada. Para isso eu te proponho que você se faca e responda as seguintes perguntas:

  • Do que eu me orgulho do ano que termina?
  • O que eu aprendi no ano que passou?
  • O que eu estou disposta a soltar e não quero levar comigo para o ano novo?
  • Quais palavras definem o ano de 2019 para mim?
  • Pelo que eu sou agradecida desse ano que terminou?

Para responder essas perguntas não se limite apenas a aspectos profissionais, você é um ser único e multifacetado, pense nas suas relações, na sua carreira também – claro, mas também em hobbies, coisas mais palpáveis e concretas mas também temas mais espirituais e intangíveis.

2. Estou no meu melhor quando…

A seguir eu te desafio a fazer uma lista com o seguinte tema: “eu estou no meu melhor quando…”. No meu caso alguns exemplos são: quando durmo 7 horas por noite, quando acordo cedo e aproveito o dia, quando faço atividades físicas, quando passo tempo de qualidade com família e amigos. Mas a minha lista não para por aí, e não limite a sua. Pare, pense e reflita em quais situações você está “no seu melhor” ou o que faz você se colocar neste estado. Essa lista vai te ajudar a exercitar o seu autoconhecimento e a sempre voltar para o seu centro quando você sair dos trilhos. Guarde ela com carinho, revise-a com frequência (eu faço uma leitura mensal da minha lista) e atualize-a sempre que possível 😊

Para você saber: a ideia de refletir sobre essas perguntas surgiu de uma curadoria que eu fiz de conteúdos que eu acompanho de pessoas diversas, são elas: Marie Forleo, Rafa Cappai, Espaçonave, Thais Godinho e Gabriela Brasil. Deixo aqui caso você queira acompanha-las também.

3. Roda da Vida

Depois de fazer essa análise mais introspectiva olhando para dentro e para trás, agora é hora de olhar para a frente. E para isso eu gosto de usar uma ferramenta muito antiga que se chama a “Roda Da Vida”.

Você encontrará vários modelos de Roda da Vida se buscar na Internet, eu uso um modelo como este para mim. Avalio cada área da minha vida, de forma compassiva, dou uma nota de forma muito intuitiva sobre como está essa área hoje e defino como eu gostaria que estivesse até o final do ano.

4. Estabelecendo metas:

Depois de fazer isso eu estabeleço metas para cada uma dessas áreas. Para estabelecer metas relevantes elas precisam ser coerentes com quem eu sou e o que eu quero – e não com o que querem de mim, ou com o que terceiros planejam para mim. É por isso que eu comecei a nossa conversa olhando “para dentro”, pra gente começar a exercitar esse olhar e evitar estabelecer metas que não tenham a ver com a gente, mas com expectativas que outros colocam sobre nós. Muitas vezes estabelecemos metas que não tem a ver com o que realmente queremos para a nossa vida ou com o que acreditamos. O que acontece quando fazemos isso é que temos muitas metas mas não temos a motivação para alcançá-las, então passamos mais um ano sem realizar nada, nos frustramos e no ano seguinte repetimos a mesma lista. Não queremos que isso aconteça aqui, então coloque apenas objetivos que realmente tenham a ver com quem você neste momento da sua vida e com objetivos que de verdade te animem e façam sentido.

Mas como estabeleço metas? Para cada meta que eu defino para cada uma das minhas áreas da Roda da Vida eu faço uma lista com os seguintes pontos:

  • Área da Roda da Vida:
  • Nota atual – seja compassivo com você mesmo <3
  • Objetivo (nota que quero alcançar) – isso não é vestibular. Essa nota é apenas intuitiva pra te ajudar no processo 😉
  • Data limite para atingir esse objetivo:
  • O que será feito?
  • Por quê fazer?
  • Como será feito?
  • Onde?
  • Quando?
  • Quem irá ajudar?
  • Recursos necessários
  • O que pode te sabotar?
  • Como mitigar esses sabotadores?

Sugiro que você estabeleça no máximo 5 metas para cada área da sua Roda da Vida. Responder essas perguntas ao estabelecer cada meta te ajudará a criar metas que sejam atingíveis e mensuráveis.

Outra coisa que eu costumo fazer é para cada área da minha Roda da Vida escrever “qual é o meu sentimento desejado para essa área específica da minha vida?”.

Quando você pensa no que você quer sentir, isso te ajuda a estabelecer metas melhores.

5. Faca o acompanhamento da evolução das suas metas:

De nada adianta fazer tudo isso e nunca mais olhar para esse planejamento. Por isso eu tenho o hábito de fazer uma reunião mensal comigo mesma. Durante essa reunião eu reviso todas as minhas metas, vejo os avanços que tive, ajusto, renegocio, adiciono ou excluo, conforme necessário.

Lembre-se que todo planejamento é apenas um guia, sujeito a mudanças, então ao mesmo tempo em que você deve ter determinação, foco e disciplina para realizar o que planejou, esteja aberto para fazer adaptações conforme necessário. Se você tiver um objetivo muito grande, corte ele em metas menores, assim você verá a sua evolução e vai se motivar para prosseguir.

Esse método de criação de metas SMART, usando as áreas da Roda da Vida e fazendo o acompanhamento da evolução das metas mensalmente eu aprendi com a Ana Paula Passarelli, do Canal Passa dos 30. Gosto muito dos conteúdos dela, vale a pena conferir.

6. Minha declaração de Missão Pessoal:

Agora com todo esse exercício feito, quero sugerir que você escreva a sua declaração de missão pessoal. Essa ideia eu tirei do livro “O mais importante primeiro”, de Stephen Covey. Para você escrever a sua declaração de missão pessoal deixo abaixo as seguintes perguntas para que você reflita e responda:

  • O que eu considero primeiras coisas na minha vida?
  • Quais são meus objetivos de longo prazo?
  • Quais são os principais relacionamentos da minha vida?
  • Quais contribuições eu gostaria de fazer?
  • Quais sentimentos eu quero ter na minha vida?
  • Se eu tivesse somente 6 meses de vida, o que eu faria?

Essas perguntas bastante profundas te ajudarão a refletir e assim escrever uma declaração de missão pessoal que tenha a ver com você e com os seus valores mais verdadeiros. Eu tenho a minha e a leio mensalmente, durante a minha reunião comigo mesma. É bastante inspirador fazer isso e muitas vezes me ajuda a voltar para o meu centro e tomar decisões.

7. Tenha um lema pessoal para o seu ano.

Desde o ano passado eu estabeleço um lema para o meu ano. Quem me inspirou nessa prática foi a Thais Godinho do blog Vida Organizada, e eu sugiro que você tenha o seu lema para te ajudar a manter o seu foco ao longo do ano e não perder o pique conforme a vida vai acontecendo no decorrer dos meses.

O seu lema deve ser o seu grito de guerra para esse ano, e você pode escrevê-lo em um post-it e colocá-lo na capa do celular, na carteira, no espelho, ao lado do telefone – enfim, onde ele esteja ao alcance da sua vista. Depois de ter feito todas as reflexões que sugerimos anteriormente vai ficar mais fácil pensar no seu lema para o ano.

É isso! Esse texto vai ficando por aqui, espero que ele te inspire e te ajude a planejar o seu ano com metas que te ajudarão a pavimentar o seu caminho na jornada de ser uma pessoa melhor a cada dia e fazer o seu trabalho melhor a cada dia!

Author: Simone

Bacharel em Letras pela USP e Técnica em Secretariado Executivo. Criadora do Secretariado com Simone, atualmente vivendo em Santiago do Chile.

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