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Produtividade Secretariado Executivo

“Semana Produtiva”

O que é uma semana produtiva para você? A semana é um espaço de tempo bastante significativo, se soubermos potencializar cada um de seus dias tiraremos o máximo proveito possível dela e vamos, aos pouquinhos, construindo uma rotina significativa ao mesmo tempo em que avançamos rumo aos nossos objetivos.

Neste artigo eu vou compartilhar com você algumas coisas que eu testei e que funcionam para mim e que você pode usar de inspiração e adaptar para a sua realidade, criando de forma personalizada a sua própria semana produtiva! Vamos lá?!

Domingo

Prepare a sua semana.

Separe um momento do seu domingo para revisar a agenda da próxima semana. Por exemplo: existe algum material ou documento que você precisa levar para o escritório? Você tem uma reunião importante e não pode se atrasar em algum dia da semana? Você tem um evento para o qual precisa preparar a roupa que vai usar? A atenção a esses pequenos detalhes ajudará você a economizar tempo e ter uma semana mais tranquila.

O domingo também pode te ajudar a garantir um início de semana mais tranquilo. Por exemplo: você vai à academia na segunda? Que tal colocar na mochila a roupa de ginástica e assim evitar correr de manhã procurando o que deseja vestir ou, pior ainda, esquecer de levar a roupa! São as pequenas atitudes, as pequenas mudanças de hábitos que geram a maior parte da satisfação que sentimos em nossa vida. O que você acha? Este é apenas um exemplo: aplique-o na sua vida, seja qual for sua agenda ou sua realidade, pergunte a si mesmo todos os domingos: o que posso fazer hoje para ter uma manhã mais agradável na segunda-feira? Encontre uma coisa simples que você possa fazer por si mesmo e garanta um início de semana mais tranquilo.

Segunda-feira

Abra a sua semana.

“Ah, é segunda-feira – de novo … !” Desejar que a segunda-feira termine rápido não melhorará a qualidade do seu dia, nem a sua satisfação com o seu trabalho ou com o seu ambiente de trabalho. Na verdade, é possível que essa atitude de rejeição na segunda-feira faça com que você fique de mau humor e trabalhe com uma produtividade muito baixa. Além disso, a verdade é que o relógio não vai acelerar só porque você assim o deseja – e realmente deseja acelerar sua vida? Pense bem, o tempo não volta!

Então, em vez de amaldiçoar a segunda-feira, que tal fazer uma pausa enquanto toma um café para agradecer mentalmente por algo em seu trabalho: pode ser um colega querido que faz o seu dia mais leve, o simples fato de ter um emprego e, assim, poder financiar suas necessidades e sonhos, ou ainda por ter saúde mental para produzir e gerar valor para si e para o mundo, agradecer por uma oportunidade de desenvolvimento em um novo projeto que lhe foi atribuído, agradecer por ter a oportunidade de começar uma nova semana!

A produtividade não está apenas nas ferramentas de trabalho ou na execução de tarefas; a produtividade começa com a qualidade da sua atitude mental – lembre-se sempre disso! 😉 Por mais segundas-feiras felizes e produtivas!

E para uma segunda-feira realmente produtiva, que tal criar um ritual de “semana de abertura” para as segundas-feiras? Aqui estão algumas dicas que podem te ajudar a implementar essa rotina:

– Comece o seu dia olhando o seu calendário para ter ideia de quais são os seus compromissos e quais são as janelas de tempo livre que você tem. Essa orientação vale para todos os dias da semana 😉

– Faça seguimento de seus assuntos pendentes: para facilitar, crie uma lista “Aguardando por” ou “Em espera”. Acesse essa lista todas as segundas-feiras e recorde as pessoas de possíveis respostas que elas te devam

– Acompanhe seus assuntos recorrentes: crie check-lists para as tarefas que são repetidas sistematicamente toda semana (relatórios que você tenha que enviar por exemplo) e envolva-se na execução dessas tarefas

– Confira seu guia de foco semanal: antes de terminar a semana, na sexta-feira, estabeleça as prioridades da próximas semana, assim na segunda-feira de manhã você pode acessar o seu plano de ação, revisá-lo e fazer ajustes, se necessário. Falaremos mais sobre isso a seguir.

Todo o planejamento só faz sentido se for seguido por uma boa execução. A ideia de fazer uma abertura semanal é preparar-se para entrar no modo de execução. Então, conclua essas etapas e envolva-se em suas atividades com foco e energia! Construa a sua própria rotina de abertura semanal, lembrando que essa é apenas uma sugestão minha, para você se inspirar e adaptar de acordo com o que fizer mais sentido para você. Que outras etapas você incluiria em seu ritual de abertura semanal?

Terça e quarta-feira

Arregace as mangas e mãos a obra! Foco!

Agora que você já aproveita seu fim de semana para preparar sua semana e tem seu ritual de abertura semanal para segundas-feiras, como podemos aproveitar ao máximo possível a terça e a quarta-feira?

Lá vai a minha dica: aproveite as terças e quartas-feiras para produzir e executar o máximo possível! Concentre-se no seu trabalho, no gerenciamento de seus projetos e em concluir as suas tarefas! Se você precisar agendar reuniões, prefira agendá-las também nesses dias. Lembre-se: planejamento e organização nos proporcionam uma grande sensação de controle – mas só há sentido em fazê-los se essas etapas nos ajudarem a executar com alto desempenho! Como você costuma usar esses dias da semana? Tem algum ritual específico?

Quinta-feira

Fechamento semanal.

A dica de produtividade para fazer com que a sua quinta-feira potencie ainda mais a sua semana produtiva é: feche a sua semana na quinta-feira! Como?

– Dê seguimento aos assuntos pendentes com as pessoas que precisam te dar uma resposta ou te devem algo, assim elas ainda tem tempo de te responder antes que termine a semana

– Analise as tarefas que você se propôs a fazer nessa semana: negocie os prazos para as tarefas que você já sabe que não poderá concluir e se organize para finalizar as atividades que você deve terminar nessa semana

– Avance para concluir as entregas da semana.

Mas Simone, se eu fechar minha semana na quinta-feira, o que farei na sexta-feira? Vamos para o próximo dia e eu te conto! Ah, como integridade é um dos meus valores, quero comentar aqui que esse “truque de produtividade” eu aprendi com a Thais Godinho e, se você gostou, vale a pena seguir o trabalho maravilhoso dela no blog Vida Organizada.

Sexta-feira

Revisão semanal

Para aproveitar sua sexta-feira de maneira produtiva: faça uma revisão semanal! A seguir compartilho com você algumas orientações sobre como colocar essa revisão em prática:

– Esvazie suas bandejas de entrada físicas e digitais

– Faça uma varredura mental: esvazie sua mente e anote tudo o que te preocupa em um local confiável (projetos pendentes? Coisas por fazer?)

– Verifique o calendário da semana que está terminando e da semana anterior

– Verifique o calendário das próximas duas semanas

– Revise sua lista de “Esperando por” ou “Aguardando”. Aquelas com tópicos de acompanhamento sobre os quais você está esperando por algo ou pela resposta de alguém

– Revise suas listas de tarefas

– Revise suas listas de projetos

– Revise suas check-lists

– Verifique as atividades que foram concluídas na semana

– Defina a prioridade para a próxima semana

A ideia é que você faça essa revisão para se manter no controle de seu trabalho, ter uma visão ampla de tudo aquilo que está sob sua responsabilidade e possa assim executar suas tarefas sem estresse. A revisão semanal é um conceito da metodologia GTD (“Getting Things Done”, de David Allen) e é muito mais completa do que o que mencionei aqui. Se você estiver interessado em aprofundar isso (eu recomendo, porque isso mudou totalmente minha vida e para melhor!) LEIA o livro! 🙂

Também é válido mencionar que uma segunda-feira mais leve, agradável e feliz começa na sexta-feira! 🙂 Para evitar que na segunda-feira você demore muito para se concentrar, acordar e se encher de energia para viver a semana de trabalho, uma boa dica pode ser: planeje a sua segunda-feira na sexta-feira. O grande truque dessa estratégia é que você aproveitará sua melhor disposição da sexta-feira e a usará a seu favor como suporte para segunda-feira, quando ainda não se sentir tão disposto 😉 conheça seus hábitos, seu perfil de execução e os seus níveis de energia ao longo do dia. Produtividade também tem a ver com autoconhecimento!

Sábado

Recarregar as energias

Aproveite o seu sábado para recarregar a energia! Faça algo que conecte você consigo mesmo, com seus valores e com sua visão de vida ou com aqueles que são importantes para você. Evite redes sociais, concentre-se em viver no mundo real e aproveite o tempo fora da tela. Recarregar sua energia e viver no momento presente é o melhor que se pode fazer para manter a produtividade diária.

Você é o responsável por gerar a sua própria energia!

Uma semana produtiva depende de você!

Quantas vezes cheguei exausta e frustrada no trabalho na segunda-feira de manhã. Como pode? Eu tive 2 dias inteiros para descansar! Mas eu não usava este tempo com sabedoria.   

Com o tempo comecei a construir o hábito de acordar cedo aos finais de semana e fazer meus dias valerem a pena! Alimentar minha alma e meu espírito. Tomar sol, ler, brincar com meus gatos, me alongar, olhar o mundo ao meu redor e ser agradecida pelo momento presente.  

Nosso trabalho no Secretariado pode ser caótico e muitas vezes estressante. Sua natureza dinâmica e de atenção ao público muitas vezes nos faz sentir terrivelmente esgotados aos finais da semana. É por isso que eu te sugiro construir para você uma rotina energizante. Mesmo que no começo seja só nas manhãs dos finais de semana. Ao invés de ficar na cama no celular, cansando a sua mente, rolando feed sem propósito, faça algo que te renove, que te coloque em conexão com você mesmo – com o que é mais importante.   

O tempo passa rápido, cuide bem dele! Proponha-se a criar hábitos mais saudáveis, que tenham a ver com seus valores, tenham sinergia com as suas necessidades e estilo de vida – enfim, que renovem a sua energia. Chegue na segunda-feira no trabalho com ânimo, disposição e boa vontade para arrasar em mais uma semana que se inicia!  

Comece com pequenos passinhos, aos finais de semana. Logo você perceberá como isso te faz bem e este hábito se estenderá por todos os dias da semana. Mas isso já é conversa para outro post!   

“Ser uma pessoa melhor a cada dia, fazer o nosso trabalho melhor a cada dia” – aprender a descansar, a renovar a nossa energia, usar com sabedoria o nosso tempo e construir a nossa semana produtiva é parte essencial dessa jornada! Vamos juntos! 

Author: Simone

Bacharel em Letras pela USP e Técnica em Secretariado Executivo. Criadora do Secretariado com Simone, atualmente vivendo em Santiago do Chile.

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