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Desenvolvimento Profissional Produtividade Secretariado Executivo

“Série: Aprenda a Superar a Procrastinação [Parte 1]”

Recentemente fiz um curso do LinkedIn Learning chamado “Como Superar a Procrastinação”, ministrado pela Brenda Bailey-Hughes. O conteúdo me ajudou bastante e, quando o assunto é produtividade no Secretariado com Simone, eu sempre recebo muitas perguntas da Comunidade de Secretariandos a respeito deste tema, por este motivo eu decidi compartilhar aqui o que eu aprendi, acredito que possa ser útil para você também. Vamos lá?!

 

Primeiramente, para que possamos melhorar em algo é necessário reconhecer que há espaço para melhora. E é por isso que Brenda começa o curso explicando o que é procrastinar. Precisamos entender se a procrastinação faz parte ou não de nosso comportamento, para que possamos trabalhar sobre isso e melhorar neste aspecto. Para esta explicação, Brenda contrasta a procrastinação com a priorização e com a postergação:

 

  • A diferença entre procrastinar e priorizar:

Se você tem uma lista de tarefas e ao final do dia você trabalhou muito mas cumpriu apenas metade dela, você não procrastinou. Você simplesmente usou o seu discernimento e decidiu quais dentre aquelas tarefas eram as mais importantes e priorizou a sua execução. Isso é fazer gestão do tempo, e está tudo bem. Você não está procrastinando.

 

Sobre listas de tarefas

Aqui eu gostaria de adicionar uma observação minha, baseada em meus estudos sobre produtividade e minha experiência pessoal de mais de 14 anos no Secretariado: pode ser muito frustrante trabalhar tão intensamente durante todo o dia e, ao final do expediente, de uma lista de 10 tarefas, você perceber que só realizou 3 delas, ou até mesmo apenas 5.

Eu gostaria de te fazer uma sugestão: que tal fazer planejamentos diários com menos itens? Explico: quando você tem uma lista muito grande de coisas para fazer – além de ser muito mais fácil se dispersar pelo sentimento de ansiedade para finalizar todas aquelas tarefas – por mais que você tenha trabalhado muito, se tiver concluído apenas metade desta lista, você terminará o dia com a sensação de frustração. É por isso eu sugiro que você estabeleça metas realistas e coloque na sua lista apenas aquilo que você realmente precisa fazer naquele dia. “Mas Simone, é impossível! Eu tenho muitas coisas para dar conta! Esta não é a minha realidade!”, você pode me dizer.

Eu te entendo, mas quero te lembrar de uma coisa muito importante: nossas horas são finitas, não cabe tudo em um único dia, e a natureza do nosso trabalho no Secretariado é o atendimento ao público. Logo, quando o telefone toca, quando uma mensagem chega, quando uma visita aparece, quando o seu gestor te chama ou quando te pedem uma reserva de sala, você não está sendo interrompido – você está trabalhando.

Por isso é tão importante que você não preencha cada minuto das suas 8 horas de trabalho com tarefas específicas, mas que deixe espaço para as interações, para os imprevistos e para a atenção ao público.

Ao final do dia, se você tiver concluído as 5 tarefas as quais se propôs, você se sentirá muito mais satisfeito consigo mesmo e muito mais motivado para encarar o próximo dia, com a sensação de que “SIM! Eu posso dar conta do trabalho!”.

Para isso dar certo, sugiro que você faça um planejamento para a sua semana, de modo que você tenha clareza de tudo o que você precisa executar naquela semana e assim possa ir distribuindo as tarefas no decorrer dos dias, desta forma você trabalha sempre com uma visão mais ampla das suas demandas e evita ficar só apagando incêndios. 😉

 

  • A diferença entre procrastinar e postergar:

Se você tem uma atividade para fazer mas decide postergá-la porque você precisa aguardar uma informação essencial para o cumprimento de tal atividade ou precisa de um material adequado para realizar aquela atividade, você não procrastinou, você está postergando a realização daquela atividade por um bom motivo.

 

Sobre estar aguardando o parecer de terceiros

Aqui eu também gostaria de acrescentar outro comentário meu. Crie um sistema que te possibilite dar seguimento a tudo o que as pessoas te devem: materiais, respostas, informações, etc. Eu tenho uma pasta no meu e-mail que se chama “@Aguardando” (e isso eu aprendi com o David Allen no livro “A Arte de Fazer Acontecer”). Ali eu guardo mensagens sobre assuntos para os quais estou esperando uma resposta. Eu reviso esta pasta e faço o seguimento das pendências que estão nela duas vezes por semana. Se o que eu preciso dar seguimento não está em forma de e-mail, eu coloco o tema em uma lista de tarefas do próprio Outlook, com o mesmo nome “@Aguardando”, e também reviso esta lista 2 vezes por semana. Tome cuidado para não perder prazos ou ficar com o prazo apertado para uma entrega porque você esqueceu de dar seguimento a algo que está aguardando resposta. Assuma a responsabilidade pelas suas atividades e cobre quem te deve – com educação e cordialidade, mas cobre! As pessoas tendem a esquecer de dar retorno, e a responsabilidade pelo seu trabalho é sua e somente SUA! 😉

 

Então quando eu estou procrastinando? Quando eu tenho que fazer algo e postergo sem motivo.

 

Brenda segue com o conteúdo do curso sugerindo um exercício: ela pede que façamos uma tabela com três colunas e que nela listemos: 1) o que procrastinamos 2) como procrastinamos e 3) porquê procrastinamos. Note que a auto-observação é extremamente importante quando queremos implementar um novo hábito ou nos livrar de um mal hábito. Eu recomendo que você faça este exercício. Caso você tenha dificuldade para pensar nestes itens, ela sugere que você faça uma lista do que você não procrastina nunca e compare as duas listas: qual demanda você imediatamente executa, sem hesitar?

 

“Tenho muito tempo para fazer isso…” / “Vou fazer isso já, mas antes vou fazer essa outra coisa aqui…” / “Eu trabalho melhor sob pressão” – estas frases são típicas de um procrastinador, e podem servir de sinal para te ajudar a identificar o comportamento de procrastinação, entendê-lo e evitá-lo.

 

Mas por que eu procrastino? Brenda lista 5 principais motivos que levam as pessoas a procrastinar:

 

  1. Falta de confiança: você quer executar a tarefa, mas não sabe como. Não sente confiança para executá-la, então você a evita.
  2. Distrações
  3. Estresse: o trabalho está transbordando por todos os lados ou a tarefa é muito grande e você não sabe por onde começar
  4. Bloqueio criativo: você não consegue pensar em como executar o trabalho
  5. Medo do trabalho: você simplesmente detesta esta tarefa e não quer fazê-la.

 

Identificou-se com algum dos motivos acima? Com todos? Não se desespere! 🙂 Brenda sugere várias estratégias para lidar com cada um deles e eu vou acrescentar algumas, do ponto de vista da minha experiência no Secretariado 😉

 

Te espero no próximo artigo para continuar a nossa conversa na série “Aprenda a Superar a Procrastinação”.

Author: Simone

Bacharel em Letras pela USP, Técnica em Secretariado Executivo, fluente em inglês, espanhol e português. Criadora do Secretariado com Simone, atualmente vivendo em Santiago do Chile.

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